Kwaliteitsdashboards zorgorganisaties, hoe-wat-en-waar?

Op 1 juli 2019 vond het jaarlijkse congres ‘Thuis in het Verpleeghuis’ plaats. Tijdens dit congres werd stilgestaan bij de ontwikkeling die de verpleeghuiszorg heeft doorgemaakt de afgelopen jaren, maar werd ook vooruit gekeken naar trends en mogelijkheden in de toekomst. Tijdens drie ronden van workshops werd in kleinere groepen hier aandacht aan besteed. Een van deze workshops had als thema ‘Kwaliteitsdashboard: wat heb je eraan?’

Auteur: Ellen Wensink

Terugblik op de workshop

Een dashboard, zij het voor zorg, zij het voor een ander onderwerp, is een veel gekozen hulpmiddel bij het sturen van de organisatie. Een heel aantal zorgorganisaties is geïnteresseerd in het ontwikkelen van een dashboard, maar heeft moeite om hier handen en voeten aan te geven. Het is dan ook niet verrassend dat tijdens de workshop veel vragen zijn gesteld aan de twee organisaties die hun dashboard tijdens de workshop kwamen tonen.

De kracht van een dashboard is het kunnen inzoomen op de prestaties en aspecten die voor een organisatie van belang zijn

Het meest opvallende aan de dashboards was dat deze in eerste instantie weinig met elkaar gemeen hadden. Zoals ook aangegeven tijdens de presentatie is er geen uniform dashboard waar elke organisatie mee uit de voeten kan. De kracht van het dashboard is dat de organisatie kan inzoomen op de prestaties en aspecten die voor haar van belang zijn bij de bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan de toegankelijkheid van het dashboard. Bij de één was het alleen mogelijk prestaties van de eigen afdeling te zien, terwijl bij de ander alle afdelingen inzichtelijk waren voor medewerkers.

Het vullen van een dashboard

Waar beide organisaties het over eens waren is dat het dashboard een doel moet dienen. De ontwikkeling van een dashboard moet niet louter plaatsvinden omdat andere organisaties het ook doen en het er leuk uitziet. Een valkuil die hier mee samenhangt is het toevoegen van parameters, die geen bijdrage leveren aan een betere besluitvorming. Een goede afweging over welke parameters toegevoegd moeten worden, is van belang voor het overzicht.

Een BI-tool als basis voor datagedreven sturing

BI-tools

Voor het bouwen van het dashboard wordt steeds vaker een BI-tool (Business Intelligence) gebruikt. Een BI-tool is een ICT-hulpmiddel dat helpt bij het structureren en weergeven van gegevens en ondersteuning biedt aan datagedreven sturing. Dit betekent niet dat het ‘simpele’ Excel en haar grafieken en tabellen geen toegevoegde waarde meer hebben. Sterker nog, bij organisaties waar controle en inzicht belangrijke waarden zijn, wordt de input van de BI-tool regelmatig uit een Excelbestand gehaald in plaats van rechtstreeks uit een systeem zoals Nedap of Edumanager. Een nadeel hiervan is dat de BI-tool niet volledig geautomatiseerd is. Gegevens voor de tool zullen eerst uitgedraaid moeten worden in Excel. Daardoor is het dashboard niet elke dag up-to-date en vraagt dit om het uitvoeren van terugkerende handelingen.

Dashboards op maat

Binnen Mondria Advies zijn we momenteel bezig met het uitrollen van dashboards. Wij hebben onder andere ervaring met MS Power BI. Door middel van samenwerkingen met andere organisaties ontwikkelen wij ons in de mogelijkheden van Big Data en Analytics. Ons doel is organisaties te ondersteunen in het proces van datagedreven sturing. Deze ondersteuning bestaat zowel uit het bouwen van een dashboard als het analyseren en interpreteren van de uitkomsten.